Därför bytte jag bort Outlook/Exchange mot Gmail på jobbet

Jag har lovat att skriva om min tolk­ning av Getting Things Done (GTD), en metod för att effek­ti­vi­sera sin till­varo. Det här är första ste­get: att slänga ut job­bets mindre effek­tiva e-postmiljö till för­mån för en där jag kan producera.

På Björn Borg använ­der vi Microsoft Exchange Server 2003. Bortser man från tycke och smak inne­bär det här flera pro­blem. Vissa all­männa, andra Mac-specifika:

• Man kan bara ha en viss mängd mail på ser­vern¹. Fyller man sin kvot stud­sar mail till­baka till avsän­da­ren. Jag kan skapa arkiv, men de är bara åtkom­liga lokalt på den dator jag ska­pat dem.
• Entourage (Microsofts svar på Outlook för Mac i tidi­gare Office-versioner) stöd­jer inte alla funk­tio­ner. Jag kan till exem­pel inte boka mötes­rum via Entourage.
• Från och med Office 2011 finns Outlook för Mac. Tyvärr är den inte kom­pa­ti­bel med Exchange 2003.
• Klienten är lokal. Exchange 2003 har ett webb­gräns­snitt som var modernt och cutting-edge 1998. Det är extremt trög­job­bat och ouppdaterat.

Jag har sedan tidi­gare använt Gmail och bestämde mig för att sköta även min Björn Borg-mail via det gräns­snit­tet. De övriga fort­sät­ter köra Outlook/Exchange och få mär­ker att jag använ­der något annat.

Fördelar

• Jämfört med hur myc­ket jag hör mina kol­le­ger prata om mailstrul, över­fulla mail­boxar och mail de inte hit­tar så har jag inget strul alls.
• Jag kan använda Google Calendar istäl­let för Outlook. Jag kan ta emot, svara på, och skicka möte­sin­bjud­ningar i Gmail/Google Calendar utan att det stru­lar för dem som kör Outlook.
• Jag har till­gång till min mail via ett utmärkt webb­gräns­snitt som också finns i en bra mobil­ver­sion oav­sett vil­ken typ av smartp­hone jag har.
• Jag kan komma åt mai­len på samma sätt som om jag satt vid min egen dator från vil­ken dator som helst i värl­den. Jag behö­ver ald­rig lära mig olika gränssnitt.
• Jag behö­ver ald­rig instal­lera ett mail­pro­gram på min dator.
• Jag får på ett enkelt sätt mai­len i min iPhone utan att behöva kon­fi­gu­rera något alls. Eftersom jag använ­der webb­gräns­snit­tet har jag helt enkelt lagt till ett bok­märke till Gmail istäl­let för mai­lap­pen på min iPhone. På samma sätt fun­ge­rar det utan kon­fi­gu­ra­tion på min iPad. Gmails mobila gräns­snitt fun­kar för alla smartphones.
• Jag har ald­rig pro­blem med att min mail­box är full, jag har ald­rig behövt radera ett mail och jag har alla mail på samma ställe. Eftersom Gmail kol­lar mai­len auto­ma­giskt med jämna mel­lan­rum oav­sett om jag är inlog­gad eller inte fylls inte min Exchange-mailbox inte upp även om jag inte kol­lat mai­len på en vecka.
• Mina skic­kade mail lig­ger i map­pen “skic­kat” oav­sett om jag skic­kat dem från min egen dator, från någon annans dator eller från mobilen.
• Jag kan göra mer avan­ce­rade sök­ningar bland mina mail i Gmail än i Outlook.
• Jag har lärt mig att använda Gmails tan­gent­bordsgen­vä­gar och kan såle­des han­tera mai­len utan att använda musen.
• Jag har alla kon­tak­ter och min att-göra-lista på samma ställe, och syn­kar även dessa med min tele­fon (mer om det i ett senare inlägg)
• Jag kan välja vilka mail jag vill se. Genom att söka på label:björn-borg ser jag mail som bara är rela­te­rade till just Björn Borg. Genom att söka på label:inbox -label:björn-borg får jag se alla mail i inkor­gen utom de rela­te­rade till Björn borg.
• Jag kan använda verk­tyg som Rapportive och alla andra Gmail labs-grejer. Vad sägs om att till exem­pel kunna ångra att man tryckt på send och ta till­baka mai­let?²
• Hög säker­het. Gmail körs som stan­dard över HTTPS, och ris­ken att Gmail ska hac­kas jäm­fört med att någon hit­tar ett säker­hets­hål i Exchange 2003 och utnytt­jar det känns mindre.

Nackdelar

• Vi har ingen SMTP-server, så jag skic­kar mina @bjornborg.com-mail via Gmails SMTP-server. Det gör att vissa mot­ta­gare också får se att mai­let skic­kats från “Micke Kazarnowicz (by way of [min @gmail.com-adress])”. Har ni en SMTP-server, rekom­men­de­rar jag att du väl­jer det alter­na­ti­vet när Gmail erbju­der det.
• När jag skic­kar mail via iPhone/iPad kan jag inte välja avsän­dar­a­dress. Min @gmail.com-adress används automatiskt.
• Samma  sak gäl­ler när jag skic­kar inbjud­ningar från Google-kalendern — avsän­da­ren är min @gmail.com-adress.
• Jag kan fort­fa­rande inte boka mötes­rum, utan måste logga in på Exchanges webb­gräns­snitt för att göra det.
• Jag kan inte skicka till lokala lis­tor på ser­vern. Vi har till exem­pel en som heter “kon­to­ret” som går till alla på just kontoret.
• Jag har inte till­gång till adress­bo­ken på Exchange-servern. Första gången jag mai­lar någon måste jag ta reda på deras mailadress.

Saker att tänka på

• Gmail kol­lar mai­len auto­ma­giskt. Du kan inte välja att den ska kolla “varje timme” eller “varje kvart”. Gmail stäl­ler in sig själv, genom att börja kolla mer säl­lan, och sedan minska tiden för varje gång du fått nya mail. Det räc­ker dock inte med att klicka på “refresh mail” i mail­boxen för att tvinga Gmail att hämta nya mail från Exchange. Du måste gå in och klicka på “check mail now” i set­tings ->accounts and imports enligt denna scre­ens­hot.
• Det tar ett tag att få in ruti­nen “byt avsän­dar­a­dress”, “lägg till sig­na­tur” eftersom dessa två saker görs manu­ellt. Ge dig själv tid.

Uppdatering: Läs också Mannes kom­men­tar som finns under inläg­get, där han ger mer vär­de­fulla tips!

Så här gör du:
Google har en utmärkt guide för hur du gör för att låta Gmail hämta hem dina mail från en annan ser­ver. Här för­ut­sät­ter jag att du redan har ett Gmail-konto. Är du inte redan bekant med det gräns­snit­tet tap­par du en del av för­de­larna. För att kunna göra det här behö­ver du:

- Ditt använ­dar­namn i Exchange, till­sam­mans med nam­net på din mail­box och nam­net på er domän. Användarnamnet är oftast det du log­gar in på datorn/nätverket med, nam­net på din mail­box är ofta det till väns­ter om @-tecknet, och domä­nen står i rutan under använ­dar­nam­net i inlogg­ningsru­tan. Jag log­gar till exem­pel in med MIKA på vårt nät­verk, och min mail­a­dress bör­jar med micke.kazarnowicz. Du kom­mer att ange använ­dar­nam­net i det här for­ma­tet: domän/användarnamn/mailbox
– Adressen för att nå er Exchange-server för att kunna hämta mai­len via POP3. Det är inte ovan­ligt att det är samma adress som till web­mai­len.
– Ditt lösenord

När jag sät­ter upp det nya kon­tot frå­gar Gmail om jag också auto­ma­giskt vill sätta en eti­kett på alla mail som häm­tas från det kon­tot. Det är en bra sak att göra. Jag valde att sätta eti­ket­ten “Björn Borg” på dem, så att alla jobb­mail ham­nar pryd­ligt ord­nade på ett och samma ställe. Jag lade såklart också till min @bjornborg.com-adress så att jag via Gmail kan skicka mail från den. Jag väl­jer helt enkelt vil­ken adress jag vill skicka nya mail från (när jag sva­rar används auto­ma­tiskt den adress som mai­let skic­ka­des till):

Val mel­lan flera avsän­dar­a­dres­ser i Gmail

Med hjälp av “Canned Responses” (finns i Gmail Labs) kan jag ha flera olika sig­na­tu­rer, vil­ket gör att jag kan lägga in en sig­na­tur för vissa mail, och en annan sig­na­tur för andra. Så här ser det ut:

Mina sig­na­tu­rer i Gmail med Canned Responses

Mina kol­le­ger kan som van­ligt skicka inbjud­ningar till möten från sina Outlook-kalendrar. Gmail kän­ner igen dessa och låter mig lägga till dem i min Gmail-kalender. När jag lagt till ett möte, lig­ger det i min kalen­der med ett frå­ge­tec­ken i titeln ända tills jag sva­rat ja, nej eller kanske. Mottagaren ser ingen skill­nad på att jag tac­kat ja från Google-kalendern istäl­let från Outlook.

Obesvarad möte­sin­bju­dan från Outlook i min Google-kalender

På samma sätt kan jag skapa eve­ne­mang i Google-kalendern och ange mina kol­le­gers e-postadresser i rutan “bjud in gäs­ter”. De får mai­len som kalen­de­rin­bjud­ningar i Outlook och kan svara ja/nej/kanske.

¹Exchange licen­sie­ras tyd­li­gen base­rat på mäng­den data som han­te­ras. Man behö­ver alltså betala ganska myc­ket mer pengar till Microsoft för att få han­tera större mäng­der data. Det inne­bär att vi har en begräns­ning på hur myc­ket mail man får i sin låda. Helt barockt.

²Egentligen är det så att Gmail vän­tar 5 sekun­der med att skicka mai­let och under den tiden kan du trycka på ångra. Värdefullt de gånger man är lite för snabb på skicka-knappen och har mis­sat att bifoga en fil till exempel.

Jag har lovat att skriva om min tolkning av Getting Things Done (GTD), en metod för att effektivisera sin tillvaro. Det här är första steget: att slänga ut jobbets mindre effektiva e-postmiljö till förmån för en där jag kan producera. På Björn Borg använder vi Microsoft Exchange Server 2003. Bortser man från tycke och smak ...

Tagged as: exchange, gmail, google calendar, gtd, tips från coachen